En el centro del desarrollo personal y profesional está la realimentación de los empleados. Sus comentarios pueden tener un impacto significativo tanto en el desempeño como en el comportamiento de un empleado dentro de su equipo.
«Es más probable que los empleados aprendan y crezcan cuando reciben comentarios inmediatos, específicos, dirigidos a su desarrollo y que puedan ponerse en práctica de inmediato».
Informe del estado del trabajo en EE. UU. de Gallup en 2017
En cierto modo, siempre estamos dando y recibiendo comentarios. Nuestra comunicación no verbal puede enviar mensajes que ni siquiera conocemos. Es por eso que es importante estar siempre atento al tono y lenguaje corporal, y recuerdar seleccionar las palabras que usa con cuidado.
Dar realimentación, ya sea buena o mala, puede ser un desafío. Para ayudarlo, reunimos diez ejemplos reales de comentarios efectivos de los empleados y nuestros mejores consejos para hacer que los comentarios sean más impactantes.
Algunas veces la realimentación es positiva, y algunas veces es negativa. Recuerde que ambas son igualmente importantes. El objetivo de dar realimentación negativa debería ser ayudar a su empleado a mejorar, y dar realimentación positiva debería hacer que se sienta valorado, motivándolo a continuar el buen trabajo.
Al hacer cualquier tipo de comentario a los empleados, debe asegurarse de tomar en cuenta los tres componentes clave de la realimentación efectiva:
⦿ El comportamiento: lo que hizo el empleado y cómo lo hizo;
⦿ El resultado: lo que resultó del comportamiento del empleado y cómo impactó al equipo y a la empresa; y
⦿ Los próximos pasos: cómo mantener resultados positivos, mejorar los resultados promedio o trabajar para resolver los negativos.
No olvide: a veces los comentarios positivos son independientes. Recibir reconocimiento es muy importante para sus empleados, y está bien dejar de lado los próximos pasos cuando está dando ciertos comentarios positivos. Felicitaciones por un trabajo bien hecho puede ser todo lo que se necesite.
Diez ejemplos de comentarios dados correctamente a empleados —tomados de la vida real—
Al abordar los 3 componentes clave de la realimentación efectiva, tiene muchas más posibilidades de tener un impacto en el empleado. Puede verlos en práctica con los siguientes ejemplos:
1. Si un empleado no entregó un proyecto a tiempo
Aunque esto podría ser decepcionante, no hay mucho que pueda hacer al respecto. No tiene sentido enfadarse, pero puede intentar encontrar una solución para asegurarse de que esto no vuelva a suceder.
Esto es lo que puede decir:
El proyecto no se entregó a tiempo, ¿tiene alguna idea de por qué? Como saben, estamos tratando de organizar todo para el nuevo sitio web, por lo que si se retrasa en un proyecto, eso ralentiza al resto del equipo.
Para el próximo proyecto, asegurémonos de que tenga más tiempo y recursos para terminar según lo planeado. En el futuro, tal vez pueda programar su trabajo con anticipación para asegurarse de no estar sobrecargado hacia el final.
Independientemente de los motivos por los cuales el proyecto estuvo tarde, puede intentar abordarlos de forma individual. Ayudar a su empleado a planificar su trabajo le ayudará a detectar problemas futuros antes sin necesidad de micro administrar.
2. Si un empleado no estableció metas realistas
Es probable que su empleado esté decepcionado consigo mismo por no haber alcanzado sus metas, por lo que no desea desanimarlo más. Desea centrarse en cómo pueden establecer mejores objetivos en el futuro para darse la mejor oportunidad de éxito.
Esto es lo que puede decir:
En serio, buen trabajo con sus objetivos de este trimestre. Ha logrado mucho, y está bien que no haya golpeado cada objetivo, pero puedo ver que eso está restando un poco de su sentido de logro.
Creo que sus objetivos pueden ser demasiado agresivos. Tal vez pueda intentar establecer menos objetivos importantes y metas más pequeñas, o reducir sus objetivos un poco para hacerlos más alcanzables y mensurables.
En esta situación, el problema radica más en que el empleado estableció objetivos poco realistas y no que no hicieron todo lo que se propusieron. Esperemos que sea una experiencia de aprendizaje para la planificación futura.
3. Si un empleado parece desconectado
Hay varias razones por las cuales su empleado podría estar desconectado, por lo que querrá descubrir cuál es la causa de su desconexión. A partir de ahí, puede trabajar en conjunto para encontrar formas de ayudar a aumentar su motivación.
Esto es lo que puede decir:
Me di cuenta de que parece un poco distraído y menos motivado de lo habitual y eso está afectando su perspectiva sobre el trabajo.
¿Hay alguna habilidad que le gustaría desarrollar o proyectos especiales en los que le gustaría trabajar? Establezcamos un tiempo para analizar sus roles y responsabilidades y asegurarnos de que esté satisfecho aquí.
El desarrollo profesional y el sentido de propósito son cruciales para la participación de los empleados. Al mostrarle a su empleado que desea ayudarlo a crecer y probar cosas nuevas, se sentirá realmente valorado, lo que debería aumentar su compromiso por sí mismo.
4. Si un empleado no toma la iniciativa
Esto también podría ser el resultado de la desconexión, pero también podría deberse a una falta de confianza o empoderamiento. Desea que su empleado se sienta seguro para asumir nuevas cosas y no tenga miedo a fallar.
Esto es lo que puede decir:
Noté que no ha tomado mucha iniciativa en nuevos proyectos. Me encantaría verle en una posición de liderazgo, y creo que podría ser una excelente forma para que se vaya desarrollando en ese rol.
Estoy aquí para apoyarlo en cualquier idea o enfoque que desee probar. Incluso si las cosas no salen según lo planeado, aprenderemos de ello para la próxima vez.
Es posible que su empleado solo necesite un pequeño empujón o algún consuelo. Además, afianzar su confianza en ellos, también los ayuará a aumentar su autoestima.
5. Si un empleado cometió un error
Los errores ocurren, y cuando lo hacen, generalmente la persona responsable ya sabe que cometió un error. En lugar de hacer el momento difícil, intente encontrar lo que se puede aprender del error para la próxima vez.
Esto es lo que puede decir:
Sé que se siente mal por lo que pasó, pero no hagamos hincapie en eso. ¿Qué cree que se podría haber hecho para evitar ese resultado?
Tratemos de encontrar una forma de aprender de esto, avanzar y asegurarnos de tener el soporte adecuado para que no vuelva a suceder. Podemos reservar un tiempo para revisar el procedimiento nuevamente si cree que un repaso le podría ayudar.
Lo más probable es que si su empleado recibió la capacitación adecuada, el error fue un descuido. Desea darle la oportunidad de recibir más capacitación si la necesita sin darle un sermón. Fomentar un entorno donde los empleados se sientan seguros para asumir riesgos y cometer errores conduce a más innovación y grandes ideas.
6. Si un empleado fue grosero con un compañero de trabajo
Idealmente, todos trabajan bien juntos y colaboran sin problemas. Pero la tensión entre compañeros de trabajo es algo natural que puede suceder en cualquier equipo y algunas veces tendrá que resolver un poco el conflicto. Si uno de sus empleados es grosero con otro, deberá abordarlo de inmediato y tratar de mediar en la situación.
Esto es lo que puede decir:
Stacey mencionó algo que dijiste antes que la molestó. No creo que ella se sienta cómoda para discutirlo contigo así que le ofrecí que lo habláramos nosotros.
Tengo curiosidad, ¿puedes informarme sobre lo que sucedió? Supongo que fue un malentendido, pero por supuesto quiero que todos nos llevemos bien.
Sería genial si ustedes pudieran resolverlo, tal vez puedan disculparse y pedir ir a almorzar juntos para hablar sobre eso. Si crees que podría ayudar tenerme allí, estaría feliz de unirme a ustedes, muchachos.
Dependiendo de la gravedad de la situación, lo mejor es dejar que ellos mismos lo resuelvan. Alentar un clima de comunicación abierta podría ayudar a sus empleados a abordar pequeños problemas antes de que exploten.
Por supuesto, una vez que se han cruzado ciertas líneas, es posible que tenga que intervenir o buscar la ayuda del Departamento de Recursos Humanos.
7. Si un empleado no se lleva bien con nadie
Esto es un poco más problemático ya que es una situación en la que es realmente importante enfocarse en el comportamiento en lugar de la persona. Desea abordar por qué el empleado está molestando a los otros miembros del equipo de la manera equivocada; no hacer que se sientan alienados.
Esto es lo que puede decir:
Solo quería que supiera que algunas personas en el equipo me han hablado recientemente acerca de que levanta la voz cuando se siente frustrado.
Quería hablar con usted directamente sobre esto para ver si había algo que podamos hacer. Puede ser porque está estresado, pero yo creo que cuando levanta la voz, trata a las personas de la manera equivocada.
Me pregunto si consideraría trabajar en cómo expresar sus emociones en el trabajo. ¿Es algo a lo que estaría abierto? Estaré encantado de ayudarle a dar los pasos siguientes.
Esto puede ser difícil de manejar, porque si el empleado siente que está siendo atrapado, podría volverse resentido u hostil hacia el equipo. Al mismo tiempo, podría ser simplemente una falta de autoconciencia, y simplemente llamar su atención podría ayudarlos a mejorar su comportamiento.
8. Si un empleado está chismeando
Desafortunadamente, los chismes no se detienen en el patio de la escuela. Es importante que los gerentes tomen el control cuando las personas cotillean porque realmente puede afectar la moral. Si conoce un empleado que está chismorreando, es importante hablar con él de forma privada.
Esto es lo que puede decir:
Me sorprendió un poco descubrir que ha estado hablando de este problema con otros empleados. Entiendo de dónde viene y lamento que tenga estos sentimientos hacia este tema, pero quiero que sepa que siempre puede venir y hablar conmigo sobre estas inquietudes. Cuando habla de ello con otros empleados, crea una energía negativa en la oficina.
Quiero mantener contentos a todos mis empleados y sentirme a salvo, y sé que usted quiere lo mismo, así que sigamos en la misma página y tratemos de hablar de esto. Luego, si todavía siente que se trata de un problema de equipo, puedo organizar un momento para que lo abordemos como grupo.
Desea que su empleado comprenda que discutir el problema con sus compañeros de trabajo es inapropiado, pero no desea desanimarlo para que no exprese inquietudes. Al sugerir que ustedes dos hablen de eso y se ofrezcan a abordarlo con el equipo, se restablecen los límites apropiados para enfrentar la situación.
9. Si un empleado tiene mala gestión del tiempo
La gestión del tiempo puede ser difícil para cualquier persona y requiere de un gran reajuste y optimización. Cuando hable de esto con su empleado, reconozca que puede ser complicado en un entorno acelerado, pero anímele a buscar estrategias que le funcionen.
Esto es lo que puede decir:
Me di cuenta de que luchó por administrar su tiempo para las últimas tres tareas. Afectó al resto del equipo porque dependían de usted en algunas partes del proyecto. Podemos resolverlo, pero asegurémonos de que esté mejor preparado para optimizar su tiempo en el futuro.
En lugar de simplemente planear para las próximas semanas, tal vez también pueda planear su tiempo día a día. Estableceré reuniones de 15 minutos por la mañana para que todos podamos compartir en qué estamos trabajando y qué hicimos el día anterior.
Este tipo de comprobaciones diarias puede ahorrarle tiempo, especialmente cuando se trabaja en el mismo proyecto. A medida que el trabajo de las personas cambie, puede ajustarse en consecuencia como un equipo.
10. Si el rendimiento de un empleado ha disminuido
Hay muchas razones que pueden estar detrás del rendimiento deficiente del empleado y es mejor no hacer suposiciones. El objetivo principal es descubrir cuál es la causa subyacente para que pueda ayudar al empleado a mejorar.
Esto es lo que puede decir:
He notado algunos cambios en sus hábitos de trabajo y resultados en la última semana más o menos. Sé lo productivo y lo orientado a los resultados que es, así que quise consultarle y ver si había algo con lo que estuviera teniendo problemas para poder ayudarle.
O, si hay algo de lo que quiera hablar, siempre estoy aquí para escuchar. Sé que podemos resolver esto juntos y tengo fe en que puede recuperar su rendimiento.
Empatizar con su empleado y mostrarle que cree en ellos lo ayudará a sentirse apoyado, y con un poco de suerte, podrá ayudarlo a retomar el rumbo.
Cinco consejos para hacer comentarios más efectivos
En cualquier circunstancia, desea tratar de recordar los 3 componentes clave de la realimentación efectiva. Para llevar los comentarios de los empleados al siguiente nivel, considere los siguientes consejos:
1. Enfóquese en el comportamiento, no en la persona
Este es probablemente el consejo más importante cuando se trata de comentarios negativos. Desea centrarse en el comportamiento y la resolución de problemas en lugar de regañar a la persona.
Por ejemplo, en lugar de decir algo como «sigues sin aparecer en las reuniones y te estás perdiendo información importante» podría intentar «noté que no estuvo en las dos últimas reuniones del equipo. Me preocupa que se haya perdido información importante. ¿Podemos encontrarnos para repasar lo discutido en su ausencia?»
Cuando se reúna con el empleado para informarle, puede recordarle lo importante que es para ellos estar en las reuniones futuras para que puedan obtener la información de primera mano.
2. Recuerde que la realimentación es su opinión
Algunas veces, los líderes dirán algo como «ellos sienten» o «creemos» para dar la impresión de que los comentarios provienen de todos y no solo de ellos.
Las personas pueden hacer esto para intentar hacer que el mensaje sea más poderoso o para que parezca menos personal. Sin embargo, esto podría tener el efecto contrario, ya que el empleado podría concluir que ésta es la opinión de personas que no los conocen bien ni a ellos, ni a su trabajo.
Como su gerente directo, los empleados quieren su opinión. Use «Yo» cuando esté dando realimentación; tendrá un impacto mucho mayor.
3. No utilice el emparedado de realimentación (The feedback sandwich)
La gente a menudo inserta comentarios negativos en medio de comentarios positivos para suavizar el golpe. No haga esto.
En un artículo de investigación titulado «Dígame qué hice mal» que analizó cómo los diferentes tipos de personalidad respondían a los comentarios, descubrieron que el emparedado de realimentación no funciona la mayor parte del tiempo ya que los comentarios negativos terminan siendo enterrados y las personas solo escuchan la parte positiva.
Resulta que es mejor ser sencillo. Los empleados apreciarán su honestidad.
4. No sea demasiado unilateral
Cuando los comentarios son en su mayoría negativos, los estudios han demostrado que desalientan el esfuerzo futuro. El reconocimiento es tan importante como la realimentación; por lo tanto, reconozca el buen trabajo de los empleados junto con sus críticas constructivas.
Por otro lado, si solo elogia a sus empleados, es posible que no les ayude a crecer. No minimice su éxito, solo trate de encontrar nuevas formas en que ellos puedan llevar las cosas al siguiente nivel.
Esfuérzate por mantener el balance, pero nunca lo fuerce. Y de nuevo, solo debería haber emparedados si va a almorzar con alguno de ellos.
5. Dé seguimiento
Puede parecer obvio, pero recuerde dar seguimiento a los comentarios que da. Usted desea ayudar a sus empleados a seguir su progreso y descubrir qué les funciona y qué no.
Hacer comentarios más frecuentes ayudará con esto, ya que puede comenzar por verificar lo que haya establecido la última vez que habló. Si va bien, puede trabajar en formas de llevarlo al siguiente nivel. Si no ha ido tan bien como se esperaba, puede analizar por qué y cómo avanzar.
Proporcionar comentarios efectivos de los empleados como gerente puede ser difícil, especialmente cuando se trata de una situación a la que nunca antes se había enfrentado. Solo recuerde los 3 componentes clave y seguramente enviará su mensaje.
AUTOR: Nora St-Aubin
FUENTE: Officevibe